При этом персональные данные сотрудников часто воспринимаются как «внутренняя история», которая не вызывает серьёзных рисков.

Именно здесь работодатели ошибаются чаще всего.

На практике проверки, штрафы и конфликты нередко начинаются не с клиентов, а с сотрудников — действующих или бывших.

В этой статье разберём, почему персональные данные работников — одна из самых опасных зон для работодателя, где допускаются типовые ошибки и почему «кадровка» — это не только HR, но и юридическая ответственность.

Логика обычно такая:

• сотрудники дали данные добровольно
• без этого невозможно работать
• всё хранится «внутри компании»

В результате персональные данные работников:

• не систематизируются
• обрабатываются «по привычке»
• не регулируются документально

Но с точки зрения закона персональные данные сотрудников — это такая же полноценная и защищаемая категория, как данные клиентов.

Работодатели часто сужают понятие персональных данных до паспортов и СНИЛС.
На практике их гораздо больше.

К персональным данным сотрудников относятся:

• паспортные и идентификационные данные
• адрес, телефон, email
• сведения о зарплате и выплатах
• данные о доступах и учетных записях
• информация о графике работы
• фотоизображение сотрудника, размещенное на сайте компании

Любая информация, позволяющая идентифицировать сотрудника, подпадает под обработку персональных данных.

Одна из самых частых ошибок — опора на согласие на обработку персональных данных сотрудников.
В трудовых отношениях:

• согласие не всегда является подходящим основанием
• сотрудник находится в зависимом положении
• согласие может быть легко отозвано

В результате работодатель:

• теряет правовую устойчивость
• сам создаёт себе риски

использует слабый юридический инструмент

Часто данные сотрудников:

• собираются «на всякий случай»
• хранятся бессрочно
• используются без привязки к целям

При проверке всегда задаётся вопрос:

«Зачем вам эти данные и почему вы продолжаете их хранить?»

Если работодатель не может ответить — это проблема.

Типичная ситуация:

• кадровые и персональные данные доступны широкому кругу лиц
• нет разграничения прав
• нет фиксации, кто и когда получает доступ

Это нарушает требования по защите персональных данных и часто выявляется при внутренних конфликтах или увольнениях.

После увольнения работника:

• данные часто продолжают храниться
• доступы не закрываются
• переписки остаются в мессенджерах

При этом не все данные можно хранить бессрочно.
Отсутствие правил удаления и хранения — одна из самых уязвимых точек для работодателя.

Особенно актуально для IT и digital-компаний.

Когда:

• сотрудники используют личные телефоны
• работают с личных email
• общаются с клиентами через личные аккаунты

Работодатель:

• теряет контроль над персональными данными
• не может обеспечить безопасность

несёт ответственность за чужие устройства

Удалённый формат усилил риски:

• доступы из разных мест
• использование личных сетей
• отсутствие контроля хранения данных

Без регламентов и правил удалёнка становится слабым звеном в системе персональных данных в бизнесе.

На практике проверки по персональным данным нередко начинаются:

• после увольнения
• при конфликте
• при отказе в документах
• при спорах о выплатах

Бывший сотрудник:

• хорошо знает внутренние процессы
• понимает, где есть нарушения
• может инициировать проверку

Именно поэтому зона персональных данных работников требует особого внимания.

Рабочая модель включает:

• чёткое определение целей обработки данных
• выбор корректных правовых оснований
• ограничение доступа
• регламенты хранения и удаления
• обучение сотрудников
• контроль удалённого доступа

Это не про усложнение, а про управление рисками.

Персональные данные сотрудников — это одна из самых уязвимых зон для работодателя, потому что она кажется «понятной и безопасной».

На практике именно здесь чаще всего:

• отсутствует система
• используются слабые юридические основания
• нет контроля доступа и сроков хранения

Осознанный и системный подход к персональным данным работников позволяет:

• снизить риск проверок
• избежать конфликтов
• защитить бизнес и репутацию